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独学英語勉強法

英語でフォーマルなメールを書く方法

以前、「英語の履歴書とカバーレターの書き方」や「海外就職で必要な英語の推薦状(リファレンス)という記事を書いていますが、この2つには、フォーマルなメールがつきものです。

つまり、フォーマルメールの書き方がわかっていなければ、そもそも海外での就職活動ができないということですね。

また、フォーマルメールはビジネスの場だけではなく、たとえばお店にクレームのメールをするときや、何かの問い合わせをするときにも使うことになります。

ここでは、英語でフォーマルなメールを書くときの方法をご紹介していきます。

フォーマルなメールとカジュアルなメールの違いとは

英語には敬語がないと思っている人も多いのではないでしょうか。確かに、日本語ほど明確な「敬語」というものはありませんが、英語にも、丁寧な言い方とカジュアルな言い方というものがあります

例えば、I amをI’mと省略するのだって、カジュアル寄りの言い方です。(ただし口語ではビジネスの場でI’mと省略してしまっても問題ありません。)

また、HiやHelloから始まるメールもカジュアル寄りだと言えるでしょう。友達と会話をするような感じで書くようなメールはすべてカジュアルです。

一方、フォーマルなメールでは、文章も少し形式張った形になり、当然スラングなどは禁物です。また、丁寧な言い方を心がけなければなりませんし、頭語や結びの言葉にもルールがあります。

つまり、普段カジュアルなメールしか書いていない人は、フォーマルなメールの書き方を学ぶ必要があるのです。

頭語と結びの書き方

フォーマルなメールでは、頭語と結びの言葉にルールがあるというのは前述のとおりです。ここでは、さまざまなパターンを見ていきましょう。

相手の名前を知っている場合の頭語と結び

相手の名前を知っている場合は、Dear Mr. Tanakaなどのようにはじめます。相手との関係性によって、名字にするかファーストネームにするかを考えなければなりません。

たとえば、私なら仕事などで初めてメールをする相手は名字にしておきます。相手が私のファーストネームを使い初めたら、私も相手のファーストネームを使う・・・というように判断をしています。

全く面識のない相手なら、もちろん名字にしておきましょう。

頭語と結びのセットはこんな形になります。

 

Dear Mr. Tanaka, (頭語)

(本文)

Yours sincerely, (結び)

Poohish Maeda

 

Dear Kevin,(頭語)

(本文)

Best regards,(結び)

Poohish Maeda

 

ここでのポイントは、あまり面識のない人ならYours sincerelyで締め、ファーストネーム呼びをしたり、それなりに知っている仲なら、Best regards,で締めるということです。

ファーストネーム呼びをする相手なら、Regards,だけでも大丈夫ですし、仕事でメールをするとはいえ、それなりに知れた仲なら、Best wishes,と締めてもおかしくはありません。その場合は、All the bestなどでもいいでしょう。

相手の名前を知らない場合の頭語と結び

フォーマルなメールを書く時、相手の名前を知らないこともありますよね。

特に、企業のカスタマーセンターなどに問い合わせメールをするときなどはこれに当たるでしょう。そういったときには、こんな風な頭語と締めになります。

 

Dear Sir or Madam,(頭語)

(本文)

Yours faithfully,(結び)

Poohish Maeda

 

Dear Sir or Madamとすることで、相手が男性であっても女性でもあっても良い頭語になっています。そして、相手の名前を知らないときには、Yours faithfullyで締めるのがルールです。

 

また、問い合わせやクレームのメールをするときには下記のような言い方もできます。

 

To whom it may concern,(頭語)

(本文)

Yours faithfully,(結び)

Poohish Maeda

 

これは、日本語でいうと「ご担当者様」という感じでしょうか。どちらかというと、自分が客側で企業に問い合わせメールをするときにはこちらが使われることが多いでしょう。

フォーマルなメールの定番の書き出しとは

頭語と結びのセットがわかっても、重要なのは本文です。ここでは、必要以上に神経質にならなくても大丈夫です。I’mや、can’tなどの略語を使わないことや、命令をしないこと(pleaseをつけたりcould/wouldを使ったりする)に気をつけれいれば、あまり無礼だということはありません。

本文はそのときによって異なりますから、例を出すのは難しいのですが、英語のメールでは日本語のように「いつもお世話になっております。」などの挨拶は不要です。

突然本題から始めます。

私が定番の書き出しとして使うのは、

I am writing you to ….

という言葉です。

この後に、何の用件でこのメールを書いているのかということを付け加えます。例えば、何かについての詳細を知りたいという場合は、

I am writing you to ask for more information about the event which was advertised on your website.

(御社のウェブサイト上で宣伝されていたイベントについてもっと詳細をいただくために、メールをしております。)

のような感じでしょうか。

 

ちなみに、相手に何か添付ファイルを送るためにメールをしたという場合は、

I am sending the application form which you requested. Please see the attached document.
(ご依頼のアプリケーションフォームをお送りします。添付ファイルをごらんください。)

と突然はじめてしまって構いません。

フォーマルだから何かと挨拶をしなければ・・・と思ってしまうかも知れませんが、実はもっとドライで、目的から伝えるのが正しいやり方です。

フォーマルなメールの定番の締め言葉

用件によっては、上記の書き出しのあとにすぐに締めに入ることもあります。

締めの言葉には、こんな感じの文章を使います。

 

I look forward to hearing from you.
(ご連絡おまちしております。)

Please fill in the form and send it back to us.
(記入後、返送してください。)

Should you have any questions, please feel free to contact us.
(もしも何かご質問があれば、ご連絡ください。)

 

こういった感じでしょうか。これに、最後にThank you very much.をつけ、結びの言葉と自分の名前を入れれば完了です。

フォーマルなメールって形式さえ覚えてしまえば、割と簡単なのですね。

 実際のビジネスメールの書き方

ルールはさておき、実際のビジネスメールはどうなっているかというと、一斉送信のDMや初めてのメール以外では、実は割とカジュアルだったりします。特に、相手と対等の立場にあるような取引をするようなときには、思いっきりカジュアルなのが事実だったりします。

Hello, how are you?から始めることもありますし、Please see the attached file!というように、ただ一文が送られてくるようなこともあります。

日本人を含めたアジア人は、割とルールに沿って丁寧なメールをしがちなのですが、実際欧米ではどうかというと、そんなことよりも短く読みやすいメールが好まれるようです。

不必要なことに時間を割かなくて良いということですね。

事実、私は何度も「日本人と働くとメールが長い」と外国人に言われたことがあります。

ただし、ルールはルールとして知っておくことは重要です。何故なら就職活動時のメールや、初めてのメールでは丁寧であればあるほど、安心だからです。

実務上、どういうメールを書くかは相手の出方も見ながら徐々に変えていくといいでしょう。

ABOUT ME
poohish
過去のイギリス在住歴5年弱。現在はフリーランスでライターをしながら翻訳や英語教師をするかたわら、日本を拠点に各地に旅をして、各国の文化や英語教育状況なんかを眺めたりしている。 たびのごはん Traveling to eat the world