ビジネス英会話

英語会議の不安を解消!英語のミーティングの進め方

みなさんは、英語でビジネス会議をしたことはありますか?

日本の企業に勤めているとなかなかそういった機会も無いため、いざとなると焦ってしまいますよね。

英語のビジネス会議は、欧米の文化に合わせた進行で行うことになるため、スマートな立ち振る舞いにも気を付けたいところです。そこで今回は、いざというとき役に立つ、英語のビジネス会議の進め方についてご紹介いたします。

▼もくじ
1. まずは話し合いの環境を整える♪フリートーク
2. いよいよ会議へ!開始のあいさつ
3. 
臨機応変さが求められる!質疑応答
4. 
主張すべきところはしっかりと♪自分の意見を述べる
5. 会議の締めくくり!終了のあいさつ
6. 事前の予習で英語のビジネス会議を乗り切ろう!

1. まずは話し合いの環境を整える♪フリートーク

有意義な話し合いを行うため、自由に意見交換のできる雰囲気を整えておくのはとても大切なこと。まずはフリートークで場の空気を和ませましょう!

◆会議の場に集まる道中のことについて

It’s cold today, isn’t it?(今日は寒いですね!)

How was your flight?(フライトはいかがでしたか?)

◆仕事について

How’s business?(お仕事(ご商売)はいかがですか?)

◆休みの過ごし方について

How was your weekend?(週末はいかがお過ごしでしたか?)

2. いよいよ会議へ!開始のあいさつ

参加者が集まって、フリートークがひと段落したところで、いよいよ会議スタートです。

ビジネスモードにしっかり切り替えるためにも、ここでしっかりと開会宣言を行いましょう。

◆開会宣言

If we are all here, let’s get started.
(みなさんおそろいのようですので、始めましょうか。)

それまでは名刺交換や握手などで席を立っていた参加者も、この言葉を合図にそれぞれが着席するはずです。全員が席に着いたら”Hello,everyone.”と明るくあいさつしましょう。

◆議題の確認

We’re here today to talk about ○○. There are 〇 items on the agenda.
First, ~. Followed by ~. And finally, ~.

(今日は○○についてお話しするためにここにお集まりいただきました。議題は〇つあります。1つめは~。次に~。そして最後に~。)

当日議論すべき内容がどのくらいあるのかを最初に確認しておけば、全体を見通して議論ができますし、1つ1つの議題に必要以上に時間を割いてしまうこともありませんよね。” First,~.Followed by ~.And finally,~”の表現は、物事を羅列して伝えるときによく使われますので覚えておきましょう。

3. 臨機応変さが求められる!質疑応答

プレゼンターの人が1つ目の議題について説明したら、さっそく詳細な内容について質疑応答を交えながら確認していきます。

ここで内容をしっかりと把握しておかなければ、そのあと自分の意見を述べなければならない時に困ってしまいますので、わからないところはスッキリとさせておきましょう。

また司会者になった場合は、発言できていない人に話を振りながら進行していく配慮が必要です。

◆手を挙げて自分の質問を述べる

May I interrupt?(ちょっとよろしいでしょうか?)

“interrupt”とは「邪魔する」という意味です。直訳すると「お邪魔させていただいてもよろしいでしょうか?」ですが、議論に口をはさみたい時には効果的に使えるフレーズです。

◆司会者が参加者に発言を求める

May I ask your opinion?(あなたの意見を聞かせていただけますか?)

Do you have any thoughts regarding ~?(~についてどう思われますか?)

◆質問する

I’m not sure I understand. Do you mean ~?(ちょっとわからないのですが、~という意味でしょうか?)

Could you explain that again, please?(もう一度ご説明いただけますか?)

Could you give us some more details?(もう少し詳細を教えていただけますか?)

4. 主張すべきところはしっかりと♪自分の意見を述べる

質疑応答で議題の内容についてよく理解したところで、自分の意見を述べていきましょう。できる限り全員の意見を出したうえで、みんなの納得いく結論を導いていくべきですので、ここでは言い方に配慮しながらもしっかりと主張します。

◆自分の考えを伝える

I’d like to share ideas about ~.(~についてお話ししたいと思います。)

“share”という単語はとてもいいですね。「自分の考えを共有させてほしい」という形で、押しつけがましさを感じさせない表現となっています。

◆議論の軌道修正をする

We need to discuss ~.(~について話し合う必要があります。)

議論が過熱すると話し合いが横道にそれてしまうこともありますよね。改めて軌道修正を図りたい時にはこのフレーズが効果的です。

◆強く主張する

I’m sure ~.(私は~であると確信しています。)

◆人の意見に賛成する

I agree with you./I can support your idea.(私はあなたに賛成です。)

I think that’s a good idea.(それはいい意見だと思います。)

That sounds good./That make sense.(それはいいですね。)

◆人の意見に反対する

I’m afraid I can’t agree with you.(残念ながら賛成しかねます。)

I have to object to that.(それには反対せざるを得ません。)

That’s an interesting idea, but I don’t agree.(それは興味深いご意見ですが、私は賛成しかねます。)

◆議論を次回以降に持ち越したい時

Let’s not make any hasty decisions. Let me sleep on it.(急いで結論を出すのはやめましょう。少し考えさせてください。)

I haven’t formed an opinion yet. I need a little more time to think.(まだ考えがまとまっていません。もう少し時間をください。)

慣れない英語での会議ですので、結論を急がずにもう一度じっくり内容を検討したい場合もあるかもしれません。そんなときは上のフレーズを使って、上手に結論を先延ばしにしましょう。

5. 会議の締めくくり!終了のあいさつ

さて、議論すべき内容を話し合ってしまったら、会議の締めくくりとして終わりのあいさつを行います。議論中は強めに主張せざるを得ないタイミングもあるため、最後に後味良く会議を終えるためにも終わりのあいさつはとても大切です。

◆会議の振り返り

In closing, let me summarize briefly my key points.

(最後に、要点を簡単にまとめさせてください。)

今日の会議で議論した内容と、そこで出た結論を振り返っていきます。”key point”は日本語で言う「キーポイント」と同じように使われていますね。

◆議論すべきことが残っていないか最終確認

Is there anything else we should discuss?

(ほかに話しておいたほうがいいことはありますか。)

先ほどの会議の振り返りを踏まえて、「もう少しここは議論しておきたい」というところがあればここで発言を求めます。その日に議論できなくても、次回以降に持ち越すなどして改めて話し合うことはできますので、モヤモヤしたまま終わらせないようにしましょう。

◆閉会のあいさつ

I think that covers everything. I’d like to thank you all for coming today.

(これで一通り済ませたかと思います。本日は御出席ありがとうございます。)

最後はお互いに感謝の気持ちを伝え合って終わります。目上の方やクライアントも出席している会議だと尚更、後味良く終えることがとても大切になってきますね。

6. 事前の予習で英語のビジネス会議を乗り切ろう!

いかがでしたか?英語のビジネス会議の進め方についてご紹介してまいりました。欧米の方は、日本人と比べて自分の意見をはっきりと主張する傾向があると言われています。対等に話し合いをしたいと思ったら、日本人もそれなりにしっかりと発言をしていかなければなりません。参加者1人1人に敬意を払って、思いやりと配慮の言葉を交えながら、オープンで有意義な議論を行いましょう。今回ご紹介した内容も参考に、事前の予習をしっかりとしてビジネス会議に備えてくださいね!

ABOUT ME
Midori
高校時代にイギリス留学、大学~社会人時代に2度のNY滞在を経験。大学時代には留学生チューターとして海外留学生の支援に関わる。現在のTOEICスコア875点(リスニング490点。通訳案内士資格の取得も視野に入れながら、スキルアップに励む日々です。